Possibilités d'importation et de saisie des données

Vous avez quatre possibilités pour entrer les données dans le programme:

1. Importer les données à partir du fichier «formulaire_données»
Pour ce faire, suivez les indications décrites à la page suivante (Entrer les données des collaboratrices et collaborateurs à l'aide du fichier «formulaire données»).

2. Importer les données à partir de l’Enquête sur la structure des salaires
Cette fonction n’est valable que pour les données relevées dans le cadre des Enquêtes sur la structure des salaires jusqu’en 2010. Pour ces cas, vous pouvez importer directement le fichier Excel qui contient les données relevées pour l’Enquête sur la structure des salaires, vous n’avez pas besoin de prendre d’autres dispositions. Continuez avec Lancer Logib.

3. Importer les données au moyen de vos propres fichiers Excel ou texte
Dans ce cas, la structure des colonnes doit impérativement concorder avec la feuille «formulaire_données». Veillez en particulier à ce que :

  • les données figurent sur la première feuille si vous utilisez Excel
  • l’intitulé des colonnes occupe la première ligne
  • les données commencent à la deuxième ligne et dans la première colonne.
  • Pour savoir quelles informations saisir dans chaque colonne, lisez les Explications des colonnes à remplir obligatoirement.

4. Entrer les données manuellement
Au lieu d’importer des fichiers, vous pouvez également entrer les données manuellement directement dans le logiciel (voir Importer ou saisir les données).

Entrer les données des collaboratrices et collaborateurs à l'aide du fichier «Formulaire_données»

  1. Ouvrez le fichier «formulaire_données». Effacez les données fournies à titre d’exemple, entrez les données de vos collaboratrices et collaborateurs et assurez-vous que les cellules de données aient le format "standard“.

  2. Les colonnes dont la ligne de titres comporte un astérisque doivent obligatoirement être remplies pour que l’analyse de régression puisse s’effectuer. Il s’agit, pour l’analyse de régression basée uniquement sur les caractéristiques liées aux qualifications personnelles (régression qp), des colonnes suivantes :

    • Numéro courant
    • Date ou année de naissance
    • Sexe
    • Nombre d’années de service, date ou année d’entrée en service
    • Formation
    • Taux d'activité ou heures payées
    • au moins une des colonnes Salaire brut, Indemnités ou Paiements spéciaux.

La régression standard requiert en plus des informations dans les deux colonnes suivantes:

  • Niveau des qualifications requises
  • Position professionnelle.

Vous pouvez laisser vides les colonnes non obligatoires, c’est-à-dire ne comportant pas d’astérisque.

Des explications sur chaque colonne sont fournies à la page suivante Explication des colonnes du tableau.

Explication des colonnes du tableau

Numéro courant

Le système accepte des chiffres ou une combinaison de lettres et de chiffres.

Date ou année de naissance

Le système accepte l'année de naissance à 4 chiffres (AAAA), ou, en variante, la date de naissance complète (JJ.MM.AAAA).

Sexe

Le système requiert le codage homme = 1, femme = 2.

Nombre d'années de service, date ou année d'entrée en service

Le système accepte le nombre d’années en nombre entier, ou, en variantes, l’année d’entrée (AAAA) ou la date d’entrée complète (JJ.MM.AAAA).

Formation

Le système accepte les chiffres allant de 1 à 8 et qui correspondent aux définitions ci-dessous. Seule la plus haute formation effectivement achevée doit être mentionnée. Celle-ci doit être attestée par un certificat ou un diplôme. Pour les diplômes acquis à l’étranger, veuillez inscrire le code de la formation suisse équivalente.

En ce qui concerne la saisie de titres universitaires (codes 1 et 2), les deux possibilités suivantes s’offrent à vous indépendamment de la réalité du terrain:

soit

Saisie du titre universitaire selon le type d’établissement de formation, avec distinction systématique entre les diplômes universitaires et les diplômes de hautes écoles spécialisées. Dans ce cas, on emploiera les codes suivants:

1 = Université, école polytechnique fédérale (Uni, EPF)

2 = Haute école spécialisée (HES), haute école pédagogique (HEP): formation de trois ans à plein temps au minimum. Ecole technique supérieure (ETS), école supérieure de cadres pour l’économie et l’administration (économiste d’entreprise ESCEA), école supérieure d’arts appliqués (ESAA), école supérieure de service social ou d’éducatrices et éducateurs spécialisés (CSESS/CSEES), institut de psychologie appliquée, école de cadres de la CRS, Institut suisse de pédagogie pour la formation professionnelle (ISPFP), institut de pédagogie curative, autres formations pédagogiques, école supérieure d’économie familiale (ESEF) de même que d’autres écoles spécialisées.

soit

Saisie du titre universitaire selon le type de diplôme, avec distinction systématique entre les bachelors et les masters indépendamment de la nature de la formation (université/EPF, haute école spécialisée, haute école pédagogique ou autre établissement de formation comparable). Dans ce cas, on emploiera les codes suivants :

1 = Master

2 = Bachelor

Il convient d’indiquer au point 2c) du questionnaire 2 l’option retenue pour coder la formation tertiaire. Il n’est ensuite plus possible de changer de système de codification.

Pour toutes les autres informations, on utilisera les codes suivants:

3 = Formation professionnelle supérieure, école professionnelle : au moins deux ans de formation à plein temps. Apprentissage suivi d’une formation complémentaire s’achevant en règle générale par un examen fédéral (brevet fédéral, diplôme ou maîtrise, diplôme délivré par une école technique (ET), diplôme d’une école supérieure de gestion commerciale ou d’une école supérieure de la restauration de même que les autres formations comparables).

4 = Brevet d’enseignement à divers degrés : école normale (enseignement primaire), école normale supérieure, école de formation de jardinières d’enfants, etc.

5 = Maturité : gymnase/lycée, maturité professionnelle.

6 = Formation professionnelle achevée qui, en règle générale, débouche sur l’obtention d’un certificat fédéral ou cantonal de capacité : apprentissage professionnel, apprentissage de commerce, écoles supérieures de commerce ou écoles de degré diplôme, écoles de soins infirmiers, écoles pour les professions de l’agriculture ou de l’économie domestique, formations élémentaires reconnues, etc.

7 = Formation professionnelle en entreprise non reconnue par le Secrétariat d’Etat à la formation, à la recherche et à l'innovation (SEFRI).

8 = Scolarité obligatoire, sans formation professionnelle complète.

Attention : les apprenti-e-s et stagiaires en formation ne doivent pas être introduit-e-s dans le système.

Niveau des qualifications requises

Le système accepte les chiffres allant de 1 à 4. Voici les définitions correspondantes :

1 = Poste comportant les travaux les plus exigeants et les tâches les plus difficiles.

2 = Poste requérant un travail indépendant et qualifié.

3 = Poste requérant des connaissances professionnelles spécialisées.

4 = Poste comportant des activités simples et/ou répétitives.

Position professionnelle

Le système accepte les chiffres allant de 1 à 5. Voici les définitions correspondantes :

1 = Cadre supérieur

Direction et collaboration au sein de la direction générale de l’entreprise :

  • définition de la politique de l’entreprise dans son ensemble ou collaboration dans ce domaine
  • responsabilité ou coresponsabilité pour la réalisation des objectifs de l’entreprise
  • coordination des diverses fonctions dirigeantes
  • responsabilité de la politique et de la réalisation des objectifs dans un domaine déterminé.

2 = Cadre moyen

Direction d’un secteur de l’entreprise, fonction d’état-major d’un niveau élevé: 

  • responsabilité de la planification et de l’organisation dans un domaine déterminé
  • collaboration au développement de plans de mesures applicables à long terme.

3 = Cadre inférieur

Direction axée sur l’exécution de tâches dans un segment d’activité, fonctions d’état-major qualifiées :

  • responsabilité pour la réalisation de mandats dans son domaine d’activité
  • participation à la planification et à l’organisation.

4 = Responsable de l'exécution des travaux

Supervision de l’exécution des travaux selon des instructions précises :

  • surveillance des travaux en cours
  • participation à la planification et à l’organisation, selon les cas.

5 = Sans fonction de cadre

Taux d’activité (employé-e-s rémunéré-e-s au mois)

Le système accepte un nombre décimal allant de 0 à 150. Ce chiffre doit correspondre au taux d’activité correspondant au salaire brut, sans les éventuelles heures supplémentaires (étant donné que le salaire brut sera indiqué, lui aussi, sans le paiement des éventuelles heures supplémentaires).

Si une personne n’a pas touché son salaire entier pour le mois de référence en raison d’un congé non payé ou suite à une arrivée ou un départ, il convient de faire figurer l’horaire de travail selon le taux d’activité convenu (car le salaire brut sera indiqué selon le taux d’activité convenu).

En revanche, en cas de réduction de l’horaire de travail en raison de chômage partiel, remplissez comme en cas de congé non payé.

Attention : le chiffre 0 doit être saisi dans cette cellule s’il y a une indication sous « Heures payées ».

Heures payées (employé-e-s rémunéré-e-s à l’heure)

Le système accepte un nombre décimal allant de 0 à 300. Ce chiffre doit correspondre au nombre total d’heures payées par l’entreprise pour le mois de référence.

Font partie des heures à indiquer :

  • Les heures ouvrées et intégralement payées (sans les heures supplémentaires)
  • Les heures non ouvrées intégralement payées (p.ex. en cas de visite chez le médecin, de service militaire, de vacances, d’absence due à une maladie ou à un accident, etc.).

N’en font pas partie:

  • Les heures supplémentaires
  • Les heures indemnisées par l’assurance-chômage en cas de réduction de l’horaire de travail.

Attention : le chiffre 0 doit être saisi dans cette cellule s’il y a une indication sous « Taux d’activité ».

Salaire brut

Le système accepte un nombre décimal allant de 0 à 199’999.

Employé-e-s rémunéré-e-s au mois:

Veuillez indiquer le salaire brut correspondant à l’horaire de travail indiqué sous « Taux d’activité ».

Si une personne n’a pas touché son salaire entier pour le mois de référence en raison d’un congé non payé ou suite à une arrivée ou un départ, il convient de faire figurer les éléments du salaire pour le mois entier.

Le salaire brut doit être indiqué y compris :

  • la part du salaire variable correspondant au moins de référence (exemple : primes en lien avec la quantité de travail réalisée, participation au chiffre de vente réalisé, etc.). Lorsque ce chiffre varie fortement, il convient d’indiquer une valeur moyenne (un douzième du montant versé annuellement)
  • le montant des cotisations sociales (part obligatoire et part allant au-delà du minimum) à la charge des employé-e-s (AVS/AI, APG, AC, AANP, prévoyance professionnelle)
  • la part des prestations en nature correspondant au mois de référence
  • S'ils font partie de la rémunération: les avantages sociaux et/ou les titres de participation.

Mais sans :

  • les indemnités pour un travail en équipe ainsi que pour le travail le dimanche ou de nuit, et autres primes de pénibilité (elles sont saisies séparément, dans la colonne « Indemnités» )
  • la part du 13e (14e, etc.) salaire
  • les paiements spéciaux tels qu’une gratification ou un bonus qui sont versés annuellement ou semestriellement (ces paiements sont saisis séparément dans la colonne « Paiements spéciaux »)
  • la rétribution provenant des heures supplémentaires
  • les allocations familiales et les allocations pour enfants
  • les paiements pour vacances non prises
  • les remboursements de frais
  • les indemnités versées par l’assurance chômage en cas de réduction de l’horaire de travail.

Employé-e-s rémunéré-e-s à l’heure

Veuillez indiquer le salaire brut versé pour le mois de référence en suivant les indications pour les employé-e-s rémunéré-e-s au mois. Veillez en particulier à ne pas prendre en compte :

  • le paiement des vacances et jours fériés
  • la part du 13e (14e, etc.) salaire
  • les heures indemnisées par l’assurance-chômage en cas de réduction de l’horaire de travail.

Indemnités (travail en équipe, le dimanche ou de nuit et autres primes de pénibilité)

Le système accepte un nombre décimal allant de 0 à 199'999. Veuillez indiquer les allocations pour un travail en équipe ainsi que pour le travail le dimanche ou de nuit, et autres primes de pénibilité pendant le mois de référence. 

13e salaire

Le système accepte un nombre décimal allant de 0 à 49’999. Veuillez indiquer comme 13e salaire, 14e ou énième salaire (tant qu’il ne revêt pas le caractère d’une prime), la part correspondant au taux d’activité (ou nombres d’heures rémunérées, pour les employé-e-s payé-e-s à l’heure) du mois de référence (p.ex. un douzième, c’est-à-dire 8.33%, du salaire brut du mois de référence si un 13e salaire équivalent à un mois complet est versé).

Paiements spéciaux

Le système accepte un nombre décimal allant de 0 à 199'999. Sont considérés comme paiements spéciaux les paiements qui n’ont pas de lien direct avec le travail effectué dans le mois de référence.

Pour mémoire, n’en font pas partie:

  • le 13e (14e, énième) salaire (sauf s’il a le caractère d’une prime)
  • la rétribution des heures supplémentaires, l’indemnisation pour les heures chômées
  • les paiements pour vacances non prises
  • les indemnités de départ, les allocations de mariage, la participation aux frais de déménagement.

Etant donné qu’il s’agit généralement de paiements annuels ou semestriels, veuillez indiquer la part correspondant à un mois de travail (au taux d’activité du mois de référence si ce taux a varié en cours d’année).

Conseil: salaire et taux d’activité (ou nombre d’heures payées) sont en lien étroit dans le calcul de régression et doivent donc obligatoirement se correspondre.

FAQ - Préparer les données

Est-ce que je peux intégrer dans une seule et même analyse des personnes rémunérées au mois et des personnes rémunérées à l'heure?

Oui. Pour les personnes rémunérées à l’heure, il convient d’indiquer le nombre d’heures travaillées pendant le mois de référence dans la colonne «Heures payées dans le mois de référence». Pour les personnes rémunérées mensuellement, il suffit de mettre le taux d’activité convenu dans la colonne «Taux d’activité». Attention, une seule des deux colonnes doit être remplie.

Si j’emploie des enseignant-e-s dont l’horaire de travail est décliné en nombre de cours, est-ce que je peux indiquer le nombre de cours au lieu du nombre d’heures dans la colonne «Heures payées dans le mois de référence»?

C’est possible uniquement si la même unité est utilisée pour l'ensemble des collaboratrices et collaborateurs. Il n’est en effet pas possible de mélanger des cours et des heures.

Dans notre entreprise, la formation des collaboratrices et collaborateurs n'est pas prise en compte. Est-ce que je peux omettre cette variable?

Non, car Logib a été programmé pour utiliser cette variable. En effet, l’analyse de régression effectuée par Logib se base sur la théorie du capital humain; dans cette théorie, la formation est considérée comme un facteur important pour déterminer le salaire. 

Nous avons chez nous des classes de salaire clairement définies. Est-ce que je peux fixer le niveau des qualifications requises sur la base de la classe de salaire?

Il est important de fixer le niveau des qualifications requises sur la base d’une évaluation du travail à réaliser, donc du cahier des charges.

Pourquoi les échelles concernant le niveau des qualifications requises et la position professionnelle sont-elles si grossières (seulement quatre, respectivement cinq catégories)? Est-ce que je peux avoir recours à davantage d'échelons?

Non, dans Logib, les catégories sont programmées et correspondent à celles utilisées par l'Office fédéral de la statistique dans l'Enquête sur la structure des salaires (ESS). Un logiciel de statistique vous permettrait d’utiliser davantage d’échelons. Toutefois, plus les catégories s'affinent, plus le risque croît de ne comparer entre eux que des travaux identiques ou très similaires. Ce n’est qu’à l’aide de catégories assez grossières que le principe du salaire égal pour un travail de valeur égale, inscrit dans la Constitution, peut être contrôlé.

Dans les entreprises de grande taille, les données de l’Enquête sur la structure des salaires ne représentent qu’un fragment de toutes les données salariales. Puis-je tout de même les utiliser?

Il est recommandé d’utiliser les données de tous vos employé-e-s afin d’éviter des erreurs dues à l’échantillonnage.